По мірі розвитку організації та того як вона стає більшою та фінансово забезпеченою, перед керівником виникає все більша кількість організаційних питань, що потребують вирішення в режимі реального часу. Якщо організаційні питання не будуть вирішені своєчасно, то організація буде зазнавати збитків і зазнавати інших негативних наслідків.
Своєчасне прийняття необхідних стратегічних рішень та організаційних заходів, може допомогти з вирішенням низки проблем, що стоять перед бізнесом і зменшити негативні наслідки, якщо негативні події відбудуться.
Один із способів вплинути на ситуацію, це передача внутрішніх процесів підприємства в управління зовнішньої компанії або фахівця, тобто використовувати стратегію аутсорсингу як один із способів розвитку бізнесу. Про переваги та недоліки такої стратегії у статті.
Проблеми розвитку бізнесу
Як уже зазначено, розвиток бізнесу пов’язаний зі збільшенням кількості бізнес-процесів, що відбуваються, супутніх основному процесу.
Серед інших, суттєву небезпеку становлять так звані “слабко керовані процеси” які на різних стадіях розвитку компанії могли мати не таке сильне значення і вирішувалися простими організаційними прийомами: за рахунок ущільнення обов’язків працівників організації; на них просто не зверталася увага (тобто вже утворилася проблема, на яку вчасно не відреагували); чи іншими.
Слід зазначити неминучість необхідності прийняття управлінських і організаційних рішень щодо допоміжних і слабо керованих бізнес-процесів, що розвиваються, від ефективності яких залежатиме здатність бізнесу до зростання і можливо навіть до існування.
Якщо у Вас є питання на тему, Ви завжди можете задати їх нашим фахівцям, вибравши зручний спосіб зв’язку:
Ефективне та своєчасне вирішення організаційних та управлінських проблем розвитку бізнесу, це запорука успішного розвитку.
Тенденція розвитку основного бізнес-процесу має накопичувальний ефект. Якщо на ранній стадії розвитку, такі функції як документообіг з угод, контрактів послуг, робіт та інших, з питань фінансової та податкової звітності, ці функції можна було поєднати з функціональними обов’язками трудового колективу, то зі збільшенням їх кількості та складності виникає необхідність в автоматизації цих процесів (що не є допустимим рішенням), або передачі їх у відання конкретному фахівцю підприємства (або навіть не одному).
Вирішуючи одну проблему шляхом збільшення штату, бізнес отримає в подарунок низку інших проблем, пов’язаних з людським фактором і роботою з самим штатом співробітників, а тому не відомо, що з перерахованого гірше.
Про готовність бізнесу до застосування стратегії “аутсорсинг”
Незалежно від прийнятих раніше рішень, якщо організація розвивається, то будь-який керівник у міру розвитку організації неминуче стає перед вибором: наймати обслуговування процесів виконавців як працівників, в такий спосіб збільшуючи штат організації чи найняти спеціалізовану організацію (зовнішню організацію). Так чи інакше обидва варіанти, це невід’ємні організаційні витрати.
Якщо керівник підприємства приймає рішення про передачу свого внутрішнього бізнес-процесу організації на обслуговування зовнішньої компанії, то фактично він вирішив працювати за стратегією “аутсорсинг”. Суть стратегії полягає у передачі зовнішньої компанії слабо керованих та інших процесів, які є джерелом прибутку в організацію.
Після прийняття рішення про передачу процесу на зовнішнє управління, необхідно розробити стратегію і план організації бізнес-системи відповідно до умов ведення власного бізнесу, що змінюються. Така стратегія має припускати оцінку впливу нової організаційної структури, ризики такого впливу, а також практичні та організаційні прийоми для уникнення можливих негативних наслідків змін.
Важливим фактором є готовність бізнесу до застосування стратегії. Аутсорсинг, хоч і є ефективною стратегією оптимізації бізнесу, не гарантує виключно позитивних наслідків його застосування.
Готовність у разі, це здатність керівництва компанії та її штату до кооперації з третіми особами у процесі ведення бізнесу. Так, наприклад, однією з проблем буде зміна документообігу всередині компанії та структури обов’язків щодо нього.
Не кажучи вже про те, що на цій стадії бізнес має чітко осмислити всі внутрішні бізнес-процеси. Передача функцій має конкретний формат, а не загальну спрямованість. Розуміння внутрішніх процесів сприяє потенціалу бізнесу до їх оптимізації.
Опис переваг стратегії аутсорсинг
Фахівці ВебЮрист з практики обслуговування (юридичного супроводу, ведення бухгалтерського та податкового обліку) підприємств виділяють такі переваги стратегії “аутсорсинг”:
- Передача слабо керованих процесів, дозволяє керівнику звільнити час і зусилля витрачаються ними, на основний процес який приносить прибуток організації. Керівник може зосередитися на основному бізнес-процесі, що приносить дохід компанії та на роботі з персоналом, що забезпечує основний процес. Таким чином, зовнішня компанія, яка обслуговує внутрішній процес організації Замовника, сприяє підвищенню прибутковості цієї організації.
- Зникають організаційні проблеми пов’язані з персоналом, що забезпечує слабо керований або вторинний процес. Серед таких проблем можна виділити:
- відсутність необхідності в організації системного підвищення кваліфікації спеціалістів, систем та управлінських прийомів мотивації працівників, придбання спеціальної літератури, підписки спеціальних періодичних видань;
- скорочується адміністративна надбудова та персонал, який виконує функції обслуговування, контролю, координації, погодження щодо вторинного процесу;
- відсутність організаційних витрат на оренду приміщення, комунальні послуги, експлуатацію інформаційних систем та додатків, придбання оргтехніки, її обслуговування та ремонту, закупівлю витратних матеріалів та канцтоварів;
- відсутність проблем із лікарняними, відпустками, відсутністю штатного співробітника на робочому місці за сімейними обставинами тощо;
- Поліпшується керованість організацією, наприклад:
- робота із зовнішньою компанією на підставі контракту, дозволяє перевести основні показники слабо керованого процесу в систему гроші/терміни/якість, оцінити реальний обсяг існуючих робіт, рівень кваліфікації необхідний для отримання результату тощо. В результаті цього процес стає керованим.
- через підвищення керованості виникає можливість побудови “гнучкою системи оплати послуг”. Така система відносин дозволяє економити при зменшенні та збільшенні обсягів робіт, що не завжди вийде при роботі зі штатним співробітником, який отримує однаковий оклад незалежно від обсягу робіт та складності завдань;
- щодо Замовника, фахівці залученої компанії, завжди виявлятимуть об’єктивність, принциповість, лояльність, зберігатимуть конфіденційність отриманої інформації;
- за погодженням із Замовником, можливо технічно забезпечити перегляд активів та пасивів його підприємства, а також стан обліку всіх господарських операцій в електронному вигляді у будь-який зручний для Замовника час для прийняття ним оперативних рішень.
- Замість одного фахівця на підвищення кваліфікації якого можуть піти роки, зовнішня компанія пропонує групу досвідчених, навчених та кваліфікованих спеціалістів, затребуваних на ринку послуг, які вони надають.
- Та інші.
З практики застосування послуг зовнішніх компаній для управління допоміжними слабко керованими процесами, можна підсумувати, що економія витрат Замовника становить до 50%. Але не варто розраховувати на пряму фінансову вигоду від роботи із зовнішнім консультантом, за рахунок здешевлення функціональних обов’язків, це працює не у всіх випадках.
Основні переваги від стратегії аутсорсингу в юридичних питаннях та питаннях фінансового та податкового обслуговування полягають у зміні рівня якості обслуговування бізнес-процесів (наданих зовнішнім консультантом послуг).
Опис недоліків бізнес стратегії аутсорсинг
До недоліків роботи із зовнішнім консультантом можна віднести:
- необхідність налаштування та адаптації структури до роботи із зовнішнім консультантом та можливий внутрішній опір трудового колективу та органів управління підприємства до них;
- Внутрішній опір пов’язаний із зміною функціональної структури та порушенням внутрішніх відносин органів управління та трудового колективу.
Це серйозна проблема великих організацій. Зовнішнє втручання у внутрішні відносини колективу можуть виявити інформацію щодо шкідництва персоналу, ефективності та реального трудового навантаження тощо шкідливі для бізнес системи в цілому, але дозволяють окремим особам підприємства отримувати доходи за рахунок прямих збитків компанії.
Торкаючись “шкурних” (індивідуальних) інтересів, слід очікувати серйозний опір аж до звільнення великої кількості співробітників зі штату. Уникаючи цієї проблеми, багато керівників відмовляються від ідеї залучити зовнішнього консультанта, по шпильці їх влаштовує ситуація, за якої вони нібито не помічають розкрадання коштів, аніж змінювати велику кількість співробітників; - Можливий конфлікт інтересів із привілейованими особами організації. Зі зрозумілих причин, проблеми ефективності чи внутрішнього опору можуть торкнутися родичів керівника, друзів та інших осіб, які потрапили на посаду на підприємстві не через особисті професійні якості;
- Потенційний витік інформації з підприємства зовнішнього консультанта та конфіденційних комерційних даних. В основному це необґрунтовані страхи, по шпильці в більшості випадків, передбачувана конфіденційна інформація не представляє жодної цінності для зовнішнього консультанта.
Організаційні зміни пов’язані з необхідністю кооперації персоналу компанії з фахівцями зовнішньої обслуговуючої компанії, створюють тимчасові організаційні незручності, але в перспективі такий організаційний підхід дозволить бізнесу підготуватися до вирішення складніших завдань, що виникають при розвитку бізнесу.
Договірна форма відносин дозволяє оцінювати ефективність виконання контрактних зобов’язань, крім того, чітко оцінити вартість утримання бізнес процесу.
Контракт із зовнішньою компанією також можна розглянути як ефективний інструмент організації та структурування власної бізнес системи. Аналогом такого структурування може вважатися статутний документ юридичної особи. У межах договору можна передбачити специфічні умови пов’язані з веденням бізнесу та впровадити систему відповідальності, що є білішим складним у межах роботи зі своїм штатом.
Для отримання детальних консультацій Ви можете зв’язатися зі спеціалістами ВебЮрист у зручній формі:
Залишити відповідь
Щоб відправити коментар вам необхідно авторизуватись.