По мере развития организации и того как она становиться более крупной и финансово обеспеченной, перед руководителем возникает все большее количество организационных вопросов требующих решения в режиме реального времени. Если организационные вопросы не будут решены своевременно то организация будет нести убытки и терпеть другие негативные последствия.
Своевременное принятие необходимых стратегических решений и организационных мероприятий, может помочь с решением ряда проблем стоящих перед бизнесом и уменьшить негативные последствия в случае если негативные события произойдут.
Один из способов повлиять на ситуацию, это передача внутренних процессов предприятия в управление внешней компании или специалисту, то есть использовать стратегию аутсорсинга как один из способов развития бизнеса. Про преимущества и недостатки такой стратегии в статье.
Проблемы развития бизнеса
Как уже отмечено, развитие бизнеса сопряжено с увеличением количества происходящих бизнес-процессов сопутствующих основному процессу.
Среди прочих, существенную опасность представляют так называемые «слабо управляемые процессы» которые на разных стадиях развития компании могли иметь не столь сильное значение и решались простыми организационными приемами: за счет уплотнения обязанностей сотрудников организации; на них просто не обращалось внимание (то есть уже образовалась проблема на которую своевременно не отреагировали); или другими.
Следует отметить неизбежность необходимости принятия управленческих и организационных решений относительно развивающихся вспомогательных и слабо управляемых бизнес-процессов, от эффективности которых будет зависеть способность бизнеса к росту и возможно даже к существованию.
Если у Вас есть вопросы по теме, Вы всегда можете задать их нашим специалистам, выбрав удобный способ связи:
Эффективное и своевременное решение организационных и управленческих проблем развития бизнеса, это залог успешного развития.
Тенденция развития основного бизнес-процесса имеет накопительный эффект. Если на ранней стадии развития, такие функции как документооборот по сделкам, контрактам услуг, работ и другим, по вопросам финансовой и налоговой отчетности, эти функции можно было совместить с функциональными обязанностями трудового коллектива, то с увеличением их количества и сложности, возникает необходимость в автоматизации этих процессов (что не всегда является допустимым решением), или передачи их в ведение конкретному специалисту предприятия (или даже не одному).
Решая одну проблему путем увеличения штата, бизнес получит в подарок ряд других проблем связанных с человеческим фактором и работой с самим штатом сотрудников, а потому не известно, что из перечисленного хуже.
О готовности бизнеса к применению стратегии «аутсорсинг»
Вне зависимости от принятых ранее решений, если организация развивается, то любой руководитель по мере развития организации неизбежно становится перед выбором: нанимать для обслуживания процессов исполнителей в качестве работников, таким образом увеличивая штат организации или нанять специализированную компанию (внешнюю компанию). Так или иначе оба варианта, это неотъемлемые организационные затраты.
Если руководитель предприятия принимает решение о передаче собственного внутреннего бизнес-процесса организации на обслуживание внешней компании, то фактически он принял для себя решение работать по стратегии «аутсорсинг». Суть стратегии заключается в передаче внешней компании слабо управляемых и других процессов, которые не являются источником прибыли для организации.
После принятия решения о передаче процесса на внешнее управление, необходимо разработать стратегию и план организации бизнес-системы в соответствии с изменяющимися условиями ведения собственного бизнеса. Такая стратегия должна предполагать оценку влияния новой организационной структуры, риски такого влияния, а также практические и организационные приемы по избежанию возможных негативных последствий изменений.
Важным фактором, является готовность бизнеса к применению стратегии. Аутсорсинг, хоть и является эффективной стратегией оптимизации бизнеса, не гарантирует исключительно положительные последствия от его применения.
Готовность в данном случае, это способность руководства компании и ее штата к кооперации с третьими лицами в процессе ведения бизнеса. Так например, одной из проблем будет изменение документооборота внутри компании и структуры обязанностей относительно него.
Это не говоря уже о том, что на этой стадии бизнес должен четко осмыслить все внутренние бизнес процессы. Передача функций, имеет конкретный формат, а не общую направленность. Понимание внутренних процессов, способствует потенциалу бизнеса к их оптимизации.
Описание преимуществ стратегии аутсорсинг
Специалисты ВебЮрист из практики обслуживания (юридического сопровождения, ведения бухгалтерского и налогового учета) предприятий, выделяют следующие преимущества стратегии «аутсорсинг»:
- Передача слабо управляемых процессов, позволяет руководителю освободить время и усилия затрачиваемые на них, на основной процесс который приносит прибыль организации. Руководитель может сосредоточиться на основном бизнес-процессе, приносящим доход компании и на работе с персоналом, обеспечивающим основной процесс. Таким образом, внешняя компания которая обслуживает внутренний процесс организации Заказчика, способствует повышению доходности этой организации.
- Исчезают организационные проблемы связанные с персоналом обеспечивающим слабо управляемый или вторичный процесс. Среди таких проблем можно выделить:
- отсутствие необходимости в организации системного повышения квалификации специалистов, систем и управленческих приемов мотивации сотрудников, приобретения специальной литературы, подписки специальных периодических изданий;
- сокращается административная надстройка и персонал, выполняющий функции обслуживания, контроля, координации, согласования относительно вторичного процесса;
- отсутствие организационных затрат на аренду помещения, коммунальные услуги, эксплуатацию информационных систем и приложений, приобретение оргтехники, ее обслуживанию и ремонту, закупке расходных материалов и канцтоваров;
- отсутствие проблем с больничными, отпусками, отсутствием штатного сотрудника на рабочем месте по семейным обстоятельствам и т.п.;
- Улучшается управляемость организацией, например:
- работа с внешней компанией на основании контракта, позволяет перевести основные показатели слабо управляемого процесса в систему деньги / сроки / качество, оценить реальный объем существующих работ, уровень квалификации необходимый для получения результата и т.п.. В результате этого процесс становится управляемым.
- в следствии повышения управляемости появляется возможность построения «гибкой системы оплаты услуг». Такая система отношений позволяет экономить при уменьшении и увеличении объемов работ, что не всегда получится при работе с штатным сотрудником который получает одинаковый оклад вне зависимости от объема работ и сложности задач;
- в отношении Заказчика, специалисты привлеченной компании, всегда будут проявлять объективность, принципиальность, лояльность, сохранять конфиденциальность, полученной информации;
- при согласовании с Заказчиком, возможно технически обеспечить просмотр активов и пассивов его предприятия, а также состояние учета всех хозяйственных операций в электронном виде в любое удобное для Заказчика время для принятия им оперативных решений.
- Вместо одного специалиста на повышение квалификации которого могут уйти годы, внешняя компания предлагает группу опытных, обученных и квалифицированных специалистов востребованных на рынке предоставляемых ими услуг.
- И другие.
Из практики применения услуг внешних компаний для управления вспомогательными слабо управляемыми процессами, можно под итожить, что экономия затрат Заказчика составляет до 50%. Но, не стоит рассчитывать на прямую финансовую выгоду от работы с внешним консультантом, за счет удешевления функциональных обязанностей, это работает не во всех случаях.
Основные преимущества от стратегии аутсорсинга в юридических вопросах и вопросах финансового и налогового обслуживания заключаются в изменении уровня качества обслуживания бизнес процессов (предоставляемых внешним консультантом услуг).
Описание недостатков бизнес стратегии аутсорсинг
К недостаткам работы с внешним консультантом, можно отнести:
- необходимость настройки и адаптации структуры к работе с внешним консультантом и возможное внутреннее сопротивление трудового коллектива и органов управления предприятия к ним;
- Внутреннее сопротивление связанное с изменением функциональной структуры и нарушением внутренних отношений органов управления и трудового коллектива.
Это серьезная проблема для крупных организаций. Внешнее вмешательство в внутренние отношения коллектива, могут выявить информацию относительно вредительства персонала, эффективности и реальной трудовой нагрузки и тому подобные истории вредные для бизнес системы в целом, но позволяющие отдельным лицам предприятия получать доходы за счет прямых убытков компании.
Затрагивая «шкурные» (индивидуальные) интересы, следует ожидать серьезное сопротивление вплоть до увольнение большого количества сотрудников из штата.
Избегая этой проблемы, многие руководители отказываются от идеи привлечь внешнего консультанта, по сколку их устраивает ситуация, при которой они якобы не замечают хищение средств, чем менять большое количество сотрудников; - Возможный конфликт интересов с привилегированными лицами организации. По понятным причинам, проблемы эффективности или внутреннего сопротивления, могут затронуть родственников руководителя, друзей и других лиц, которые попали на должность в предприятии не из-за личных профессиональных качеств;
- Потенциальная утечка информации из предприятия внешнему консультанту и конфиденциальных коммерческих данных. В основном это необоснованные страхи, по сколку в большинстве случаев, предполагаемая конфиденциальная информация не представляет никакой ценности для внешнего консультанта.
Организационные изменения связанные с необходимостью кооперации персонала компании с специалистами внешней обслуживающей компании, создают временные организационные неудобства, но в перспективе такой организационный подход позволит бизнесу подготовится к решению более сложных задач возникающих при развитии бизнеса.
Договорная форма отношений, позволяет оценивать эффективность выполнения контрактных обязательств, кроме того, четко оценить стоимость содержания бизнес процесса.
Контракт с внешней компанией, также можно рассмотреть как эффективный инструмент организации и структурирования собственной бизнес системы. Аналогом такого структурирования, может считаться уставной документ юридического лица. В рамках контракта можно предусмотреть специфические условия связанные с ведением бизнеса и внедрить систему ответственности, что представляется белее сложным в рамках работы с собственным штатом.
Для получения подробных консультаций, Вы можете связаться с специалистами ВебЮрист в удобной форме:
Добавить комментарий
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.